Comment rembourser l’énergie des collaborateurs ?

Les nombreuses entreprises qui ont sauté le pas vers la mobilité électrique s’interrogent sur la manière de gérer le remboursement des recharges effectuées par les collaborateurs.

En effet, l’employeur peut prendre en charge les frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés pour les déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail. Dans la mesure où le véhicule est un véhicule de fonction, l'employeur devra alors justifier la nature de l'avantage, avec par exemple une facture. Cependant, il est parfois difficile d'accéder aux données de charge des collaborateurs.

Dans le cas où le salarié utiliserait sa voiture personnelle pour venir travailler, l’employeur peut décider de verser "une prime de transport" pour couvrir les dépenses liées à la recharge électrique. Cette prise en charge est facultative et résulte d’une décision unilatérale de l’employeur ou d’un accord d’entreprise. 

Pour les entreprises de plus de 50 salarié, il existe le Forfait Mobilités Durables institué par la loi d’orientation des mobilités (LOM) qui permet à l’employeur de prendre en charge les frais des trajets domicile-travail. Pour y prétendre, les salariés doivent utiliser des moyens de transport durables.

Dans le cas d'un véhicule hybride, l'évaluation de l'avantage en nature est faite selon les mêmes modalités que pour un véhicule thermique, soit au réel, soit forfaitairement. Il conviendra alors de prendre en compte les frais d'électricité en plus des frais de carburant.

Nous axons notre réflexion dans le cadre d'un véhicule de fonction.

Comment connaître le montant des frais énergétiques liés à la consommation professionnelle du collaborateur ? Comment se passe le remboursement de la recharge par l’employeur ? Pour répondre à ces questions, il est important de différencier les différents lieux de recharge.

Que dit la loi ?

Les dépenses engagées par le salarié à la demande de son employeur constituent des frais professionnels exclus de l'assiette* prévue aux articles combinés L136-1-1 et L242-1 du code de la sécurité sociale.

Ainsi, l’employeur doit être en mesure de justifier :

- Que les dépenses ont bien été engagées à sa demande et dans l'intérêt de l'entreprise

- Du montant des dépenses engagées par le salarié par la production de factures.

*Pour rappel, l'assiette de l'impôt désigne la somme retenue pour déterminer la base de calcul d'un impôt ou d'une taxe. Un barème ou un taux est ensuite appliqué à cette somme afin de déterminer le montant de l'impôt. (Source : DGI)

Recharge sur le lieu de travail 

Aucune indemnisation supplémentaire n’est à prévoir pour vos salariés lorsqu’ils rechargent leur véhicule électrique en utilisant les bornes de recharge de l’entreprise. 

En effet, leur consommation est directement imputée sur votre facture d’énergie. L'installation d'une ou plusieurs bornes de recharge dans le parking de votre entreprise est donc une solution simple et efficace pour proposer la recharge gratuite à vos salariés, mais aussi réduire vos coûts (faible coût de l'énergie). L'amortissement des frais d'installation d'infrastructures de recharge peut se faire en faisant payer la recharge à certains utilisateurs (visiteurs, clients, etc). Un bon moyen de rentabiliser cet investissement.

Recharge chez le collaborateur

En cas de recharge chez le collaborateur, il est important de pouvoir rembourser l’énergie que ce dernier consomme à titre professionnel. Pour cela, le salarié doit être en capacité de justifier du coût supplémentaire supporté sur sa facture personnelle. 

Nous allons voir quelles sont les possibilités qui s'offrent à vous.

• Borne connectée : simple et efficace, l’installation d’une borne connectée chez le collaborateur est la solution privilégiée par les entreprises. En effet, grâce à un outil d’identification des utilisateurs, elle est capable de distinguer les consommations personnelles des consommations professionnelles. L’entreprise a accès à un outil de gestion qui permet de suivre les recharges du collaborateur. Ainsi, les coûts énergétiques liés à la consommation à titre professionnel du salarié sont connus et il est facile de le dédommager. Les bornes de recharge connectées les plus présentes sur le marché sont Alfen, NewMotion ou encore ChargePoint.

• Remboursement forfaitaire "forfait recharge" : Dans le cas d'un remboursement forfaitaire, l'employeur est libre d'attribuer à ses salariés des allocations forfaitaires dont le montant est librement débattu ou fixé par voie conventionnelle. À savoir qu'il n'existe pas de seuil de remboursement, mais uniquement des limites d'exonération. En pratique, le remboursement forfaitaire consiste à établir un montant fixe mensuel de frais de recharge à domicile. En général, les entreprises estiment un coût de 6,5 euros par recharge pour les véhicules 100 % électriques et 2,5 euros pour les véhicules hybrides (pouvant varier selon la consommation). Il ne vous reste plus qu’à estimer le nombre de recharges réalisées par mois (en fonction du kilométrage mensuel du salarié), et vous obtiendrez le montant forfaitaire à accorder. Ce remboursement apparaît sur la fiche de paie mensuelle du collaborateur. 

  • A savoir : afin de pouvoir justifier les frais réellement engagés par la salarié (pour exclure l'indemnisation de l'assiette de cotisations sociales), vous devez posséder la facture d'électricité du collaborateur concerné justifiant du tarif du kilowattheure et des documents constructeur du véhicule précisant la consommation moyenne)

• Notes de frais : L’entreprise peut également décider de prendre en charge l’énergie du collaborateur aux frais réels. Dans ce cas-là, le remboursement s’effectue par le biais d’une note de frais. Pour cela le collaborateur devra pourvoir justifier la consommation réelle liée à la recharge, par le biais d'un sous-compteur dédié par exemple, ou d'un abonnement spécifique de recharge (copropriété, borne en voirie...)

• Copropriété : Dans le cas ou le collaborateur habite en copropriété et dans la mesure ou la copropriété a accepté l'installation de bornes. Vous pouvez utiliser la facture émise par votre syndic pour justifier la consommation de votre borne. Il existe aussi des opérateurs qui proposent des formules mensuelles d'utilisation dans le cadre d'une installation collective. Vous pouvez de la même manière utiliser a facture de l'opérateur pour justifier vos recharges.

Recharge sur les bornes publiques

Si vous ne disposez pas de bornes au sein de votre entreprise et que votre collaborateur n’a pas non de plus de point de recharge chez lui, ce dernier devra utiliser les bornes publiques pour son véhicule électrique. Deux options s’offrent à vous pour le remboursement de l’énergie :

• Notes de frais : comme expliqué dans le paragraphe précédent, il est possible de demander au collaborateur de réaliser des notes de frais pour obtenir le remboursement de l’énergie utilisée dans le cadre professionnel.

• Carte énergie : L’entreprise a également la possibilité de mettre à disposition des collaborateurs une carte énergie (comme la carte Chargemap). Grâce à cette dernière, ils pourront payer leur recharge aux bornes publiques, aux frais de l’entreprise. A la fin de chaque mois, celle-ci pourra donc connaître les frais d’énergie imputés à chaque salarié. Ainsi, en proposant un service équivalent aux cartes carburant classiques, la carte énergie permet de simplifier la gestion du remboursement des frais des salariés.

Ce qu’il faut retenir

Le remboursement des frais d’électricité que le salarié supporte pour recharger son véhicule professionnel, sur la base des modalités précisées précédemment, peut être exclu de l’assiette des cotisations sociales, sous réserve que l’employeur puisse justifier la nature du montant remboursé.

Il existe de nombreuses solutions pour collecter les données et ainsi rembourser l’énergie consommée par les collaborateurs dans le cadre professionnel. Si vos salariés ont la possibilité d'installer une borne à leur domicile, nous vous conseillons une borne connectée qui permettra l’accès à un outil de gestion pour suivre les consommations. La carte énergie est également une solution très pratique lorsque les collaborateurs sont amenés à recharger leur véhicule électrique sur les bornes publiques.

N’hésitez pas à solliciter les équipes Myvee pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et pour sa mise en place.